I documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili. Fanno eccezione
- i documenti di carattere riservato relativi alla politica interna ed estera dello Stato, che diventano liberamente consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti i dati cosiddetti "sensibili" delle persone private, cioè «idonei a rivelare l'origine razziale e etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche, nonché l'adesione ad associazioni e a partiti e sindacati», limitatamente agli ultimi 40 anni;
- i documenti contenenti i dati cosiddetti "sensibilissimi", ossia quelli riguardanti lo stato di salute, le abitudini sessuali e i rapporti riservati di tipo familiare, nei limiti di 70 anni;
- i documenti che conservano dati giudiziari, vale a dire «idonei a rivelare provvedimenti [...] in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale», consultabili trascorsi 40 anni dalla loro data;
- i registri di Stato civile di Nascita e Morte, consultabili inderogabilmente solo dopo 70 anni dalla loro data, mentre non vi sono limiti per i Matrimoni.
I documenti versati anticipatamente nell'Archivio di Stato divengono consultabili solo maturati i termini di 40 anni come previsto dalla legge.
Domanda di autorizzazione alla consultazione anticipata
È prevista la possibilità di autorizzare prima della scadenza dei termini, con particolari procedure e cautele, la consultazione per scopi storici e di ricerca di documenti di carattere riservato.
Lo studioso deve presentare al Direttore dell’Archivio di Stato la Domanda di autorizzazione alla consultazione anticipata (scaricabile nella sezione Modulistica), allegando:
- un progetto di ricerca che ne illustri le finalità e le modalità di diffusione dei dati
- il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali a scopi storici (scaricabile nella sezione Modulistica), sottoscritto per presa visione.
Il richiedente ha facoltà di presentare ogni altra documentazione utile.
Ottenuto il parere favorevole della Direzione dell’Archivio di Stato, la richiesta sarà trasmessa dall’Archivio stesso alla Prefettura. Pervenuto il decreto di autorizzazione alla consultazione emanato dal Ministero dell’Interno, l'utente potrà recarsi in Sala di studio per la consultazione dei documenti. La richiesta di autorizzazione può essere accolta in pieno, con limitazioni e cautele o respinta.
Permane in ogni caso la responsabilità dello studioso sulla diffusione dei dati. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere utilizzati da altri soggetti senza autorizzazione.
La Direzione può escludere temporaneamente dalla consultazione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
Riferimenti normativi
- Decreto Legislativo del 22 gennaio 2004, n. 42 "Codice dei beni culturali e del paesaggio" e ss.mm.ii.
- Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 "Codice in materia di protezione dei dati personali" e ss.mm.ii., recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio "General Data Protection Regulation" del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE
- "Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica", allegato A/2 pubblicato come integrazione al d.lgs. 196/2003 secondo la disposizione del d.lgs. 101/2018
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