Archivio di Stato di Reggio Emilia

ORARIO DI APERTURA

Dal lunedì al venerdì: 8.15 – 14.15
Chiusura: sabato, giorni festivi e 24 novembre (San Prospero, patrono di Reggio Emilia)

Si consiglia di consultare regolarmente la sezione Novità del sito per eventuali aggiornamenti su orari, variazioni di servizio o altre comunicazioni.

Al primo ingresso, l’utente:

• compila il modulo di ammissione, da rinnovarsi ad inizio di ogni anno solare
• consegna un documento di riconoscimento valido
• firma il registro delle presenze

Ad ogni ingresso l’utente appone la propria firma sul registro delle presenze giornaliere e deposita negli appositi armadietti borse, giornali, cappotti e ogni genere di contenitore, compresa la custodia del computer o del note-book.

È vietato introdurre bevande o cibi e qualsiasi genere di oggetti e sostanze atte a danneggiare i documenti quali penne, pennarelli, materiali coloranti.

È consentito esclusivamente l’uso di matite, computer e fogli sciolti.

È vietato arrecare disturbo in qualsiasi modo agli altri utenti o impegnare il personale con problematiche non attinenti alla qualifica professionale dello stesso o alle attività istituzionali svolte nell’Istituto.

È obbligatorio rispettare il silenzio e tenere spenti i cellulari. Per garantire in Sala di Studio la massima quiete, i colloqui tra gli studiosi devono svolgersi al di fuori della stessa.

Gli utenti sono tenuti a mantenere un atteggiamento rispettoso ed educato nei confronti del personale impegnato nelle attività di vigilanza: chi non si atterrà a tale principio potrà essere temporaneamente allontanato dalla sala di studio.

La consultazione degli inventari in formato cartaceo deve avvenire al tavolo. Terminata la consultazione, questi devono essere ricollocati al loro posto.

Chi accede alla sala di studio per la prima volta, e chiunque necessiti di consulenza scientifica, verrà indirizzato al funzionario responsabile del servizio.

Poiché è proibito spostare dal proprio tavolo di lavoro il materiale in consultazione, gli studiosi dovranno richiedere la consulenza dell’archivista al proprio tavolo senza spostare la documentazione stessa. Qualora la consulenza fosse particolarmente complessa, onde evitare di arrecare disturbo agli altri utenti, essa verrà svolta al di fuori della Sala di studio stessa.

Le schede delle richieste devono essere compilate in forma chiara e completa. Su ciascuna scheda va indicata la segnatura di una sola unità.

Saranno soddisfatte fino a 4 richieste al giorno, nella misura di 2 pezzi max. per presa, salvo la riduzione del numero delle prese o dei pezzi richiedibili a causa di esigenze di servizio. Il numero dei pezzi richiedibili è aumentato a 12 nel caso di mappe e disegni.

Lo studioso è tenuto a verificare immediatamente la correttezza del materiale consegnatogli e a segnalare al personale di sala di studio eventuali discrepanze rispetto a quanto richiesto.

Gli studiosi possono consultare il materiale appartenente alla Biblioteca interna all'Istituto, compilando le apposite schede di richiesta, fatta salva in qualunque momento la priorità di utilizzazione dei volumi per uso del personale interno.

È possibile chiedere due volumi al giorno, con le medesime modalità delle richieste di materiale archivistico. Il numero di volumi richiedibili può essere incrementato fino a sei qualora essi vengano chiesti in alternativa al materiale archivistico.

È possibile richiedere quotidianamente fino a 5 pezzi dello schedario.

Da Lunedì al Venerdì:

• richiesta entro le 9.00 con distribuzione entro le ore 9.30
• richiesta entro le 11.30 con distribuzione entro le ore 12.00

Il materiale richiesto dopo le 11.30, viene messo a disposizione alle ore 09.30 del giorno successivo. I pezzi richiesti rimangono disponibili negli armadietti per dieci giorni lavorativi dalla data della richiesta, salvo indicazione contraria.
Il rispetto degli orari è tassativo.

In giornata non è possibile movimentare più di quattro pezzi dai depositi e non è consentito avere più di due pezzi in consultazione contemporaneamente (compreso il materiale in deposito).

Pezzi archivistici
4 volumi / registri / buste
oppure
12 disegni
Materiale bibliografico
2 volumi al giorno
Schedario
5 pezzi al giorno

Eventuali esigenze particolari, adeguatamente documentate, verranno valutate di volta in volta dalla Direzione dell’Archivio di Stato, previa compilazione dell’apposito modulo messo a disposizione in sala di studio.

Le unità archivistiche e il materiale bibliografico vanno consultati esclusivamente nella postazione assegnata.

Può essere consultata una sola unità archivistica alla volta riponendo la restante unità nell’apposito armadietto.

Non deve essere alterato l’ordine dei fascicoli di ciascuna busta.

La consultazione dei documenti è strettamente personale e non è consentito scambiarsi le unità archivistiche.

Non è consentita la consultazione della documentazione di cui sia disponibile la riproduzione digitale.

In ogni momento la Direzione può escludere dalla consultazione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.

Gli utenti possono riprodurre direttamente, senza corrispondere alcun canone, i documenti archivistici chiesti in consultazione, nel rispetto delle cautele di cui ai commi 3 e 3-bis dell’articolo 108 del Codice dei Beni Culturali e delle circolarin. 33/2017 (PDF, 3 MB) e n. 39/2017 (PDF, 122 KB) della Direzione Generale Archivi (divieto di esposizione a sorgenti luminose, contatto fisico con il bene e uso di treppiedi o stativi).

La fotoriproduzione diretta da parte degli utenti è libera se svolta per uso personale, per motivi di studio e finalità di valorizzazione e non sia attuata per scopo di lucro.

L’utilizzo delle immagini è disciplinato dall’apposito Tariffario (PDF, 275 KB), disponibile sul sito dell’Istituto.

L’utente è tenuto a compilare l’apposita dichiarazione attestante la sussistenza delle condizioni previste dalla legge.

È in ogni caso fatto divieto di riprodurre i pezzi dello schedario e gli inventari manoscritti disponibili in sala di studio.

È consentito effettuare fotografie esclusivamente nella postazione di studio senza l’utilizzo di stativi, di fonti di luce artificiali e senza contatto fisico con il bene.

La Direzione ha diritto a richiedere la consegna di copia delle riproduzioni effettuate. In caso di frequente riproduzione di materiale archivistico si riserva altresì di chiedere con cadenza trimestrale copia su supporto digitale da consegnare ai funzionari responsabili. La mancata ottemperanza esclude automaticamente la possibilità di effettuare ulteriori riproduzioni.

Per maggiori informazioni sui servizi di riproduzione vai alla sezione Riproduzione di beni archivistici.

Terminata la lettura l’utente ricolloca, sull’apposito carrello, la documentazione consultata. L’utente riconsegna al banco dell’accoglienza la chiave dell’armadietto e firma l’uscita.

È possibile chiedere che la documentazione rimanga in deposito per dieci giorni lavorativi dalla data della richiesta, ad eccezione delle schede, che vanno immediatamente restituite dopo la consultazione. Non possono in ogni caso essere tenuti in deposito più di due pezzi archivistici alla volta (volumi della biblioteca esclusi).

Il termine può essere ulteriormente prorogato per altri cinque giorni, su domanda dell’interessato, effettuata a mezzo telefono, tramite e-mail o comunicandolo direttamente agli addetti alla sala di studio.

Una volta restituito, il materiale non lasciato in deposito potrà essere consultato nuovamente dopo cinque giorni lavorativi.

Gli studiosi sono tenuti a prendere visione e a rispettare il presente regolamento.

I funzionari e il personale della sala di studio vigilano sulla osservanza delle regole stabilite per il servizio di consultazione e riproduzione, anche attraverso l’uso di telecamere a circuito chiuso. I trasgressori verranno invitati a modificare il proprio comportamento e/o diffidati e, nei casi più gravi, allontanati dalla sala di studio, temporaneamente o definitivamente. Il personale può effettuare controlli sul materiale dato in consultazione sia in Sala di lettura sia al momento della riconsegna: coloro che si rendano colpevoli di sottrazione o danneggiamenti verranno deferiti all’autorità giudiziaria.

Lo studioso che utilizza materiale documentario di questo Archivio di Stato si impegna a consegnare una copia dell'eventuale pubblicazione o copia della tesi: per quest'ultima lo studioso può stabilire le condizioni d'uso.

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